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Informationspflicht

Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO im Bereich Wohnungsvermietung der Wohnungsgenossenschaft Köln-Süd eG, Zollstockgürtel 33b, 50969 Köln

1. Name / Firma und Anschrift des Wohnungsunternehmens:

Wohnungsgenossenschaft Köln-Süd eG, Zollstockgürtel 33b, 50969 Köln

Namen der Verantwortlichen: Horst Werner, Stefan Hofius

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Frau Kerstin Rudolph, Mariannenbahn 14, 45279 Essen, info@rudolph-impuls.de

3. Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung oder Datennutzung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes n.F. (BDSG-neu). Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke.

Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Rechtfertigung für die Datenerhebung:

A.  Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 Abs. 1 b DSGVO zur Anbahnung und/oder zum Abschluss der Mitgliedschaft und/oder eines Nutzungsvertrages bzw. eines Gewerbemietvertrages nach den Vorgaben der Satzung unserer Genossenschaft.

B.  Gesetzliche Meldeplichten nach Meldegesetz, Buchführungspflichten nach HGB und Steuergesetzen, Betriebs- und Heizkostenverordnung.

Soweit erforderlich verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages oder der vorvertraglichen Maßnahmen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO. Dazu gehören die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unserer Genossenschaft, die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen mithilfe elektronischer Schließanlagen soweit vorhanden).

4. Bestehende Datenschutzrechte betroffener Personen:

Jede betroffene Person hat die folgenden Datenschutzrechte nach der DSGVO und dem BDSG-neu:

  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
  • Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
  • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGV
  • Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i. V.  m. § 19 BDSG-neu

Gemäß Artikel 21 Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 und 2 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogenen Daten einlegen.

5. Datenübermittlung an Dritte

A. Interne Empfänger

  • Vorstand,
  • Abteilungen Wohnungsverwaltung, Finanzbuchhaltung und Technik,
  • Aufsichtsrat der Genossenschaft im Rahmen seiner Überwachungspflicht,
  • Datenschutzbeauftragte, Sachverständige Dritte

B. Externe Empfänger

  • IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen,
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte,
  • Messdienstleister,
  • Handwerker, Bauunternehmen,
  • Banken,
  • Mietinteressenten bei Folgevermietungen,
  • Energieversorgungsunternehmen,
  • Auskunfteien,
  • Hausmeisterservice

C. Ämter und Behörden

  • Stadtverwaltung,
  • Wohnungsämter,
  • Sozialämter,
  • Landratsämter,
  • Gerichte,
  • Finanzämter, Bundeszentralamt für Steuern,
  • Einwohnermeldeämter, Jobcenter,
  • Soziale Einrichtungen

6. Dauer der Speicherung

Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Ihre mit den Mietinteressentenbogen ermittelten Daten werden grundsätzlich sechs Monate nach letzter Kontaktaufnahme vollständig gelöscht, sofern nicht anderweitige gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die Aufbewahrung der Daten der Rechtsverfolgung dienen.

Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Bei Notwendigkeit der Erhaltung von Beweismitteln etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren wird auf folgende Speicherungsfristen hingewiesen: Die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels bis zu 30 Jahre betragen (§§ 195 ff. BGB). Sofern kein gerichtlicher Titel gegen die betroffene Person erwirkt wurde, greift die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Derzeit findet keine Datenübermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union statt und dies ist auch nicht geplant.

8. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet.

9. Automatisierte Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Stand dieser Information: Mai 2018